Vorstand & Vereinsorgane

Die Kontrolle der Arbeit des Vorstandes ist grundsätzlich in der Satzung geregelt; es sind die Mitgliederversammlung, die Kassenprüfer und die Mitglieder selbst.

Von der Mitgliederversammlung erhält der Vorstand seinen Auftrag. Seine Geschäftsführung kann er nur im Rahmen der erteilten Vollmachten (Satzung, Beschlüsse, Geschäftsordnung) durchführen. Über seine Tätigkeit – und nicht nur über den Umgang mit den finanziellen Mitteln des Vereins – hat er in seinem Geschäftsbericht umfassend Rechenschaft abzulegen. Damit kommt er seiner Rechenschaftspflicht gegenüber den Mitgliedern nach.

Diese Pflicht ergibt sich aus der Satzung. Sagt diese darüber nichts aus, ergibt sich diese Pflicht gemäß § 27, Abs.3 BGB aus den Bestimmungen der §§ 259 und 666 BGB. Aus der Pflicht zur Rechenschaftslegung ergibt sich auch die Pflicht zur Buchführung. Aus ihr müssen die Einnahmen und Ausgaben vollständig, geordnet und nachvollziehbar hervorgehen und mit Belegen (§ 259 BGB) bewiesen werden.

Die Mitgliederversammlung bestellt ein Kontrollorgan: die Kassenprüfer. Sie haben festzustellen, ob sich der Vorstand bei der Führung der Geschäfte an die Satzung und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung gehalten hat. In erster Linie prüfen sie die Kassengeschäfte, die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Finanzlage (Liquidität) des Vereins. Deswegen ist ihnen jederzeit Einblick in die Buchführung und in die Belege zu gewähren. Sie sind nicht berechtigt, die Geschäfte des Vorstandes zu bewerten. Sie dürfen und müssen, vor allem bei größeren und unvorhergesehenen Ausgaben, prüfen, ob sie sich aus dem Finanzplan ergeben oder dafür ein ordentlicher Vorstandsbeschluss vorliegt. Haben sie gravierende Mängel festgestellt, haben sie die Pflicht, die Mitgliederversammlung darüber zu informieren. Ihr Bericht ist jedoch kein Geschäftsbericht, dieser ist Aufgabe des Vorstandes.

Die Kontrolltätigkeit der Kassenprüfer ist (neben dem Geschäfts- und Kassenbericht) die Grundlage dafür, dass die Mitgliederversammlung die Arbeit des Vorstandes und seiner Mitglieder billigen und ihnen Entlastung erteilen kann.

Eine nicht unerhebliche Aufgabe bei der Kontrolle der Arbeit des Vorstandes obliegt dem einzelnen Mitglied selbst. Denn die Mitgliedschaft begründet Rechte und Pflichten. Diese Rechte beinhalten neben dem allgemeinen Gleichbehandlungsrecht auch das Recht auf Teilnahme an der Mitgliederversammlung, das Rede-, Antrags-, Auskunfts- und Stimmrecht sowie das auf rechtliches Gehör. Jedes Mitglied hat jedoch auch Pflichten: Treue-, Zahlungs- und Sonderpflichten. Und zu den Treuepflichten gehört auch, sich für den Bestand und die Entwicklung des Vereins einzusetzen.

Ist im Geschäftsbericht etwas unklar, wird etwas falsch dargestellt oder besteht der Verdacht, dass der Vorstand oder eines seiner Mitglieder seine Stellung missbraucht oder seine Befugnisse überschreitet, dann muss man auf Auskunft drängen. Das kann in der Regel aber nur in der Mitgliederversammlung erfolgen. Der Vorstand muss dem einzelnen Mitglied auf derartige individuell gestellte Fragen nicht persönlich antworten. Er darf sich jedoch in der Mitgliederversammlung der Antwort auf eine öffentlich gestellte Frage nicht entziehen, denn nur in der Mitgliederversammlung kann das Vereinsmitglied eine umfassende Information über die Geschehnisse im Verein verlangen.

Also: Die Kontrolle der Tätigkeit des Vorstandes kann umfassend vorgenommen werden. Jedes Vereinsmitglied ist hier in der Pflicht. Es ist schlimm um einen Verein bestellt, wenn die Mitglieder die gesamte Verantwortung dem Vorstand übertragen und die Kontrolle einfach den Kassenprüfern überlassen.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte

Jedes Vorstandsmitglied, auch der Vorsitzende, kann jederzeit (und nicht nur aus wichtigem Grund) von seiner Funktion zurücktreten.

Die Satzung kann das Recht zur Amtsniederlegung zwar nicht ausschließen, aber eine Amtsniederlegung darf nicht zur Unzeit erfolgen. Unzeit ist, wenn z.B. bei einem Ein-Mann-Vorstand nach § 26 BGB die Amtsniederlegung erfolgt, bevor ein Nachfolger gewählt wurde und der Verein damit rechtlich handlungsunfähig geworden ist.

Eine Unzeit erfolgte Amtsniederlegung ist zwar wirksam; sie kann jedoch Schadensersatzpflichten zugunsten des Vereins auslösen. Diese entfallen nur, wenn für den Rücktritt vom Ehrenamt ein wichtiger (z.B. plötzlich erforderlicher Umzug) Grund vorlag.

Gründe für die Amtsniederlegung können persönlicher Art (Alter, Gesundheitsprobleme, familiäre Gründe, Umzug) sein, aber auch ihre Ursache im Verein (Vertrauensentzug, Zerwürfnisse im Vorstand, Verweigerung der Entlastung u.a.) haben. Eine Amtsniederlegung ist stets eine persönliche Entscheidung. Sie muss schriftlich an den Vorstand gerichtet werden.

Ein Vorstandsbeschluss, nach dem der Vorstand geschlossen zurücktritt, ist unzulässig und für das einzelne Vorstandsmitglied auch nicht bindend. Genauso, wie das Vorstandsamt nach der Wahl erst dann angetreten werden kann, nachdem die persönliche Zustimmung zur Annahme der Wahl gegeben wurde, muss im Umkehrschluss jedes Vorstandsmitglied den Rücktritt vom Amt persönlich erklären.

In der Regel kommt jedoch der Grund für eine Amtsniederlegung nicht urplötzlich. Das Rückrtittsersuchen ist deshalb gemäß § 671, Abs. 2 BGB stets so rechtzeitig zu stellen, dass der Verein rechtzeitig Vorsorge für die erforderliche Neubesetzung der Funktion und für die Abwendung eines Schadens vom Verein treffen kann.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte

Die Bestellung zum Vorsitzenden des Vereins obliegt in fast allen Vereinen ausschließlich der Mitgliederversammlung (§ 27, Abs.1 BGB). Nur diese, und nicht der Vorstand, kann demzufolge den Vorsitzenden (oder auch ein Vorstandsmitglied) wieder abberufen. Diese Abberufung ist auch dann möglich, wenn die Satzung darüber nichts aussagt.

Die Abberufung von der Funktion kann durch die Satzung zum Schutz der Vorstandsmitglieder (aber auch des Vereins) jedoch auf jene Fälle beschränkt werden, in denen (§ 27 Abs.2 BGB) ein wichtiger Grund für den Funktionsentzug besteht, wie z.B. grobe Pflichtverletzung, Veruntreuung von Vereinsgeldern, Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Ein wichtiger Grund liegt immer dann vor, wenn Schaden vom Verein abgewendet werden muss und es dem Verein nicht mehr zugemutet werden kann, das Ende der Amtszeit abzuwarten. Dieses Abberufungsrecht aus wichtigem Grund steht dem Verein immer zu. Es kann weder durch die Satzung noch durch irgendwelche anderweitigen Festlegungen ausgeschlossen werden (§ 40 BGB). Auch der Verpächter hat kein Recht, die Ablösung des Vorsitzenden bzw. des Vorstandes erzwingen zu wollen. Voraussetzung für die Abberufung von einer Wahlfunktion ist, dass dies eindeutig auf der Tagesordnung der Mitgliederversammlung steht. Außerdem muss das Protokoll der Mitgliederversammlung ausdrücklich die Abberufung, die Gründe dafür und das Abstimmungsergebnis enthalten. Hat der Vorsitzende (oder ein Vorstandsmitglied) dem Verein Schaden zugefügt (z.B. Geld veruntreut), muss der Verein erst einmal für den angerichteten Schaden einstehen. Er hat aber auch das Recht und die Pflicht, den Verursacher für die Schadensregulierung zivilrechtlich zu belangen.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte

Für manchen Verein ein großes Problem: Der Vorstand muss neu gewählt werden – viele wollen im Vorstand „mitmachen“, aber niemand will dem Verein vorstehen. Aber, jeder Verein braucht einen Vorsitzenden, denn dieser repräsentiert ihn nicht nur, sondern er leitet auch den Vorstand und mit diesem den Verein und vertritt diesen im Rechtsverkehr. Diese Vertretungsmacht (rechtlich korrekt: Vorstand gemäß § 26 BGB) ist in der Satzung geregelt, oft als Alleinvertretung, aber auch als gemeinsame Vertretung.

Findet sich absolut kein Kandidat für die Vorsitzendenfunktion, dann kann ein Blick in die Satzung hilfreich sein. In den meisten Satzungen besteht der Vorstand gemäß § 26 BGB aus drei Mitgliedern (Vorsitzender, Stellvertreter, Schatzmeister), wobei überwiegend der Vorsitzende allein oder die beiden anderen Vorstandsmitglieder gemeinsam den Verein im Rechtsverkehr vertreten. In den wenigsten Fällen ist jedes dieser Vorstandsmitglieder einzelvertretungsberechtigt.

Theoretisch könnte es u.U. vorerst also auch ohne einen Vorsitzenden weitergehen, vorausgesetzt, das Vereinsregister beim Amtsgericht stimmt dem (als Übergangslösung) zu. Damit ist das Problem aber nicht vom Tisch, denn die Satzung legt die Zahl der zu wählenden Vorstandsmitglieder und die zu besetzenden Funktionen (insbesondere im Hinblick auf § 26 BGB) fest. Eine Vertretung nur gemeinsam zu zweit kann den Verein sogar weitgehend handlungsunfähig machen (Ortsabwesenheit, längere Krankheit u.ä.). Mit dem Splitten der Verantwortlichkeit auf mehrere Vorstandsmitglieder geht den Mitgliedern ein einheitlicher Ansprechpartner verloren.

Es zeugt nicht gerade vom Verantwortungsbewusstsein der Mitglieder für ihren Verein, der ihnen überhaupt erst ihre Gartennutzung ermöglicht, wenn ihnen unerlässliche Pflichten (vgl. Ausgabe Juni 2008) gleichgültig sind. Dazu gehört u.a., sich persönlich für das Wohl des Vereins einzusetzen. Sie nehmen ohne nachzudenken in Kauf, dass durch das Amtsgericht für den Verein ein (ggf. teurer) Notvorstand bestellt werden muss oder der Verein sich gar (mit allen negativen Folgen für die Mitglieder) auflösen muss.

Es gibt also nur einen Weg: Den Mitgliedern ihre Verantwortung deutlich zu machen und die Vorsitzendennachfolge weitsichtig und rechtzeitig anzupacken.

Dr. Rudolf Trepte

Mit dem Wechsel des Vorstandes, insbesondere des Vorsitzenden, muss auch gesichert werden, dass der Verein weiterlebt, ohne Schaden zu nehmen. das wird zwar durch Satzung und weitere den verein betreffende Beschlüsse, durch Zwischenpachtvertrag bzw. Verwaltungsvollmacht, durch Kleingartenordnung u.a. gewährleistet; jedoch dürfen die für den Verein wichtigen Dokumente und Unterlagen nicht verloren gehen.

Es ist auch nötig, zu jeder Zeit vergleichbare Sachverhalte immer mit den gleichen Maßstäben zu messen (Gleichbehandlungsgrundsatz). Das erfordert insbesondere die Weitergabe gültiger Beschlüsse, der Protokolle u.a.

Abgesehen davon, dass gemäß § 667 BGB die Vorstandsmitglieder alles, was sie zur Ausführung ihrer Geschäfte zu Beginn und während ihrer Amtszeit erhalten haben – also Vereinspapiere, Stempel, Schlüssel, Vollmacht, Post, Bank und Bankanzüge, Berichte, sonstige Aufzeichnungen usw.- herauszugeben (Herausgabepflicht) und verlangte Auskünfte zu erteilen haben, ist es sinnvoll, die Unterlagen (und auch das Vereinsvermögen) an den Amtsnachfolger protokollarisch zu übergeben.

Dies trifft aber nicht nur auf den Wechsel des gesamten Vorstandes bzw. des Vorsitzenden zu, sondern sollte auch bei Wechsel in einem Vorstandsamt mit funktionsbezogenem Inhalt, z.B. Schatzmeister oder Schriftführer, so gehandhabt werden. Ein Übergabeprotokoll schafft Sicherheit für den Abgebenden und für den Übernehmenden und fördert den Vereinsfrieden.

Was sollte ein Übergabeprotokoll, z.B. beim Vorsitzenden Wechsel, beinhalten?

1. Übergabe amtlicher Dokumente wie Vereinssatzung, Satzungsänderungen, Eintragung des Vereins im Vereinsregister, Anerkennungsbescheide für die kleingärtnerische und steuerliche Gemeinnützigkeit, Registerauszüge und Wahlunterlagen;
2. Übergabe der für das Pachtverhältnis wichtigen Unterlagen wie Zwischenpachtverträge bzw. Verwaltungsbefugnis, Unterpachtverträge, Flurstücks Karte, Wertermittlungsprotokolle und den Parzellennutzern erteilte Auflagen, Gartenkündigungen und Nutzerwechsel, Bewerberliste;
3. Übergabe der Unterlagen über Nutzung der Gartenanlage wie Lagepläne und Baupläne, Verlegepläne für Wasser und Elektroleitungen, Parzellierungspläne, Unterlagen über bestandsgeschützte Lauben und baulicher Anlagen gemäß § 20 a BkleingG, Unterlagen über Gemeinschaftsstunden und ggf. Befreiungen davon;
4. Übergabe der finanziellen Unterlagen wie Kassen und Bankbelege, Handkasse, Kassen und Bankvollmachten, Buchungsbelege, Hebelisten, Einzugsermächtigungen;
5. Übergabe aller steuerlichen Unterlagen;
6. Übergabe aller Unterlagen über bestehende Versicherungen;
7. Übergabe der Inventarverzeichnisse und des Vereinseigentums;
8. Übergabe aller Geschäfts und Kassenberichte, der gültigen Vereinsbeschlüsse, der Protokolle von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen, der Entlastungen des Vorstandes, vorhergehender Übergabeprotokolle;
9. Übergabe der Vereinschronik, der Übersicht über Ehrungen sowie das Ehrenbuch;
10. Übergabe einer Aufstellung über bereits archivierte Unterlagen.
Das Übergabeprotokoll endet mit den Unterschriften des Übergebenden und das Übernehmenden.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte

Laut Satzung muss die fachliche Beratung und Betreuung der Vereinsmitglieder gewährleistet werden. Sie ist ein nicht unerheblicher Bestandteil der Vorstandsarbeit, deshalb sind die vom Fachberater durchzuführenden Aufgaben genauso wie die anderen Vorstandsaufgaben im Vorstand vorzubereiten und zu beschließen.

Der Fachberater hat aber auch den Vorstand in fachlicher Hinsicht zu beraten, wie z.B. vor einer Wertermittlung bei Gartenabgabe, beim Umgang mit Waldbäumen, bei Baufragen usw. Dies spricht dafür, den Fachberater in den Vorstand zu wählen.

Dem Gartenfachberater obliegt, vor allem folgende Aufgaben wahrzunehmen bzw. zu organisieren:
1. Beratung von Vorstand und Vereinsmitgliedern in fachlichen und in kleingartenrechtlichen Fragen bei einer dem BKleingG und der Kleingartenornung entsprechenden Einrichtung und kleingärtnerischen Bewirtschaftung einer Parzelle bzw. deren Wiederherstellung.
2. Mitwirkung bei der Gartenabgabe bei Pachtende insbesondere durch Erarbeitung der vom Vorstand an den weichendenPächter zu erteilenden Auflagen und der Vorgaben für die Wertermittler.
3. Erarbeitung und Umsetzung des Jahresplanes der Gartenfachberatung im Verein.
4. Durchführung von insbesondere unterschriftlich zu bestätigenden fachlichen Belehrungen, wie z.B. zum zulässigen Pflanzenschutzmitteleinsatz.
5. Vorbereitung und fachliche Begleitung von Umgestaltungsmaßnahmen in der Kleingartenanlage, vor allem von nicht verpachteten oder nicht mehr zu vergebenden Gärten.
6. Beratung bei der Anlage von Biotopen, insbesondere im öffentlichen Teil der Anlage, und bei der sachgerechten Pflege des öffentlichen Grüns.
7. Sicherung der eignen Weiterbildung in gärtnerischen und kleingartenrechtlichen Fragen.
8. Organisation bzw. Durchführung von Fachvorträgen, Demonstrationen, Übungen und anderer Form der Gartenfachberatung in der Kleingartenanlage.
9. Organisieren regelmäßiger Gartenbegehungen, u.a. zum Nachweis der kleingärtnerischen gemeinnützigkeit durch das Handeln der Gartenfreunde.
10. Information der Gartenfreunde über naturgemäßes und umweltbewusstes Gärtnern, vor allem über die zweckmäßigsten Mittel und Methoden zur Gesunderhaltung von Boden und Pflanze.
11. Beratung des Vorstandes bei der Gestaltung der Info-Tafeln des Vereins und bei der Anschaffung von Materialien für die Gartenfreunde.

Die Stellung des Gartenfachberaters als wichtigster Ansprechpartner bezüglich des naturgemäßen und umweltbewussten Verhaltens im Garten und des Gärtnerns nach guter fachlicher Praxis wird wesentlich aufgewertet, wenn er Vorstandsmitglied ist.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte

Dass der Vorstand eine wichtige Verantwortung für den Verein zu tragen hat, ist unumstritten. Und dass der Vorstand dieser Verantwortung auch nachkommt, wird von den meisten Vereinsmitgliedern (außer denen, die in Ruhe gelassen werden möchten) als eine Selbstverständlichkeit betrachtet.

Aber haben nicht auch die Vereinsmitglieder eine Verantwortung für den Vorstand – und worin besteht diese?

Erstens beginnt diese Verantwortung schon bei der Bereitschaft, sich durch sein Tun und Lassen selbstlos für den Verein einzusetzen und vereinsschädigendes Verhalten zu unterlassen.

Zweitens sollte jeder dabei mitwirken, die geeignetsten Kandidaten in den Vorstand zu wählen. Denn jeder Verein hat den Vorstand, den er verdient – und über die falschen Leute braucht sich dann keiner zu beschweren.

Drittens kommt es darauf an, dem Vorstand die Arbeit zu erleichtern und ein ordentliches Vereinsleben zu gewährleisten, indem man sich vor allem an Satzung, Unterpachtvertrag, Kleingartenordnung sowie Vereinsbeschlüsse und ­regelungen hält.

Viertens kann den Vorstandsmitgliedern (insbes. dem Kassierer) die Arbeit wesentlich erleichtert werden durch terminliche Zuverlässigkeit wie bei der Pacht und Beitragszahlung, bei den Gemeinschaftsarbeiten u.a.

Fünftens ist es niemandem verboten, gegen vereinsschädigendes Verhalten einzelner Gartenfreunde selbst mit aktiv zu werden, statt das Eingreifen nur auf den Vorstand abzuschieben.

Sechstens haben die Vereinsmitglieder auch die Pflicht, kritisch die Arbeit des Vorstandes zu hinterfragen, vom Vorstand eine eindeutige Rechenschaft über die Arbeit zu verlangen und vor allem in der Mitgliederversammlung wichtige Probleme offen anzusprechen.

Siebentens müssen die Vereinsmitglieder dafür sorgen, dass die Vorstandsmitglieder das Vereinsschiff stets zum Vorteil des Vereins und seiner Mitglieder richtig auf Kurs halten und Konflikte rechtlich sauber lösen können.

Das bedeutet, dass zumindest die Vorstandsmitglieder mit dem für ihre Funktion erforderlichen Wissen und Material ausgestattet werden. Und dazu gehört auch der Bezug der Verbandszeitschrift „Gartenfreund“, in der vor allem im Innenteil „Sachsen aktuell“ stets die fachlichen und rechtlichen Informationen gegeben werden, die für eine ordnungsgemäße Vereinsführung unerlässlich sind. Diese Ausstattung – und zwar auf Vereinskosten – ist das Mindeste, was jedes Vereinsmitglied demjenigen schuldig ist, der von ihm verpflichtet wurde, in seinem Auftrag und zu seinem Nutzen Verantwortung zu übernehmen – denn auch jedes Vereinsmitglied hat sich durch die Satzung verpflichtet, sich für das Kleingartenwesen einzusetzen – und das ohne Wenn und Aber!

Das Abonnement aus Beitragsmitteln zu bezahlen, ist für jeden Verein zumutbar. Wenn ein Durchschnittsverein mit 50 Parzellen die Zeitschrift für die sechs Vorstandsmitglieder bezahlt, erhöht sich der Jahresmitgliedsbeitrag lediglich um rd. 1,25 € je Parzelle.

Für nur so wenig Geld kann man sich eine höhere Sicherheit im Verein „erkaufen”. Die Zeitschrift in der Hand jedes Vorstandsmitgliedes ermöglicht es ihm auch, aktiver gegen die vielen unwissenden Gartenfreunde aufzutreten, die fleißig am Ast des Kleingartenwesens sägen, ohne es zu wissen und ohne es begreifen zu wollen – und einige tun es auch bewusst, um ihre individuellen Interessen gegen den Willen der ehrlichen und vertragstreuen Gartenfreunde durchzusetzen. Letzteres führt zu unnötiger Arbeit und zu unnötigen Rechtskosten in den Verbänden und Vereinen, um die Folgen solchen Fehlverhaltens wieder auszubügeln. Mehr Sicherheit für das Kleingartenwesen ist nötig – und das alles können wir uns selbst für nur 10 Cent im Monat schaffen. Diesen Selbstschutz bietet uns keine Versicherung.

Liebe Vereinsvorstände, wertet diesen Standpunkt in „Nachgefragt“ mit Euren Mitgliedern aus. Sie für ihr Mittun zu gewinnen, kann Eurer Arbeit und Eurem Verein nur nützlich sein.

Quelle: Dr. Rudolf Trepte